SISTEMAS INFORMATICOS DE FACTURACION Y VERI*FACTU

SISTEMAS INFORMATICOS DE FACTURACION Y VERI*FACTU

 

 

1. INTRODUCCIÓN Y CONTEXTO NORMATIVO

 

 

El marco legal de la facturación empresarial en España está experimentando la mayor transformación de las últimas décadas. Este marco normativo tiene su origen en la Ley 11/2021 de Lucha contra el Fraude Fiscal, desarrollada por el Real Decreto 1007/2023, articulada bajo la Orden HAC/1177/2024 y modificada de forma urgente por el Real Decreto-ley 15/2025, donde se establece la obligatoriedad de que todo software o sistema informático que soporte los procesos de facturación cumpla con estrictos requisitos de seguridad.

 

El objetivo primordial de esta normativa (comúnmente denominada Reglamento SIF/VERI*FACTU) es acabar de forma definitiva los programas informáticos de "doble uso" o manipulación de datos, asegurando que cada transacción comercial se registre de forma definitiva, inalterable y transparente.

 

 

1. CALENDARIO OFICIAL Y PLAZOS DE ENTRADA EN VIGOR (REAL DECRETO LEY 15/2025)

 

 

Tras las últimas modificaciones normativas introducidas por el Real Decreto-ley 15/2025, los plazos de aplicación obligatoria quedan fijados de manera clara según la naturaleza jurídica del obligado tributario:

 

• 1 de enero de 2027: Entrada en vigor obligatoria para Sociedades (Personas jurídicas sujetas al Impuesto sobre Sociedades).
• 1 de julio de 2027: Entrada en vigor obligatoria para el resto de los obligados (Trabajadores autónomos y personas físicas con actividades económicas).

 

Nota: El aplazamiento de los plazos técnicos originales no debe interpretarse como una pausa o suspensión de la ley. Representa una ventana de oportunidad crítica para realizar pruebas en el entorno de la Agencia Tributaria (AEAT), ajustar integraciones de sistemas y evitar el colapso de los proveedores de software antes de las fechas límite. 2027 no es el año de inicio del proceso, es la fecha límite para haber concluido la transición.

 

 

 

 

 

 

1. ÁMBITO DE APLICACIÓN Y EXCLUSIONES

 

 

La norma es de obligado cumplimiento para todo obligado tributario que emita facturas en territorio español. No obstante, la ley define las siguientes excepciones explícitas:

• Contribuyentes que ya se encuentren acogidos con carácter obligatorio al Suministro Inmediato de Información (SII).
• Aquellos obligados fiscales que operen bajo las normativas específicas de los Territorios Forales (País Vasco y Navarra, donde rigen sus propios sistemas como TicketBAI).

 

 

1. MODALIDADES LEGALES DE ADAPTACIÓN

 

 

El reglamento contempla dos vías de cumplimiento legal independientes, permitiendo a cada empresa seleccionar el método que mejor se adapte a su infraestructura tecnológica y nivel de control:

 

Criterio Técnico	Sistema VERI*FACTU	Sistema NO VERI*FACTU
Definición	Envío telemático, automático y prácticamente online de cada registro a la AEAT en el instante de su emisión	Custodia local o en la nube de los registros, firmados digitalmente, sin remisión inmediata a la Administración
Firma Electrónica	Simplificada. El sistema calcula la huella («hash»), pero se exceptúan ciertos requisitos locales de firma compleja	Obligatoria. Exige que cada registro individual sea firmado electrónicamente con el certificado digital de la empresa
Gestión ante Requerimientos	Mínima. Los datos ya obran en poder de la AEAT, reduciendo las solicitudes de información fiscal	Compleja. En caso de inspección, el sistema debe poseer la capacidad técnica de extraer y remitir los libros de forma manual en un formato unificado
Servicios Fiscales Añadidos	Acceso automático al borrador de IVA completo, libros de registro generados por la AEAT y exención de ciertos modelos resúmenes	No otorga acceso directo a ventajas de automatización fiscal centralizada

 

 

 

 

 

1. REQUISITOS TÉCNICOS

 

 

Cualquier software informático utilizado para la expedición de facturas (denominado técnicamente SIF) debe garantizar por diseño y de forma automatizada los siguientes principios:

 

• Integridad y Trazabilidad: Cada registro de facturación generado se encadena algorítmicamente con el anterior. Esto implica que el error ya no se borra. Ante cualquier equivocación en los importes o datos fiscales, el sistema prohíbe la eliminación física de la factura; en su lugar, obliga a generar un registro de anulación o factura rectificativa. La historia del sistema permanece inalterable.
• Inalterabilidad: Ciertos parámetros críticos (como los datos fiscales del emisor/receptor, cuotas impositivas e importes globales) se convierten en datos no modificables una vez expedido el documento. El software solo permitirá modificar campos operativos de gestión logística o financiera (p. ej., formas de pago, vencimientos o domiciliaciones bancarias).
• Fechas de las Facturas: El sistema ejerce un estricto control sobre las fechas de expedición y devengo. Queda estrictamente prohibido emitir facturas con fechas integradas a pasado o a futuro.
• Conservación, Accesibilidad y Legibilidad: Los datos deben estar guardados en un formato estructurado y legible, asegurando su descarga inmediata ante una auditoría fiscal.

 

 

1. ELEMENTOS VISUALES Y DECLARACION RESPONSABLE

 

 

Independientemente del canal de gestión elegido, la normativa impacta sobre la naturaleza de la factura física o digital:

 

1. Código QR Tributario: Todas las facturas impresas o en formato PDF deberán incorporar obligatoriamente un código QR asociado a una URL oficial de verificación. El receptor del documento (ya sea un cliente B2B o un consumidor final) podrá escanearlo con cualquier dispositivo móvil para contrastar en tiempo real si el emisor está declarando de forma transparente el IVA de dicha transacción. El código QR se omite únicamente si la operación se documenta mediante una factura electrónica estructurada propiamente dicha.
2. Garantía Normativa del Software: Queda totalmente prohibido el uso de herramientas de facturación que no cuenten con una Declaración Responsable formal emitida por el fabricante del programa. Este documento escrito garantiza bajo responsabilidad legal del desarrollador que el código del software cumple al 100% con las exigencias del artículo 29.2.j de la Ley General Tributaria.

 

 

 

1. SUJECIÓN LEGAL, EXCEPCIONES Y EL RIESGO DE LAS HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS

 

 

• Ámbito Subjetivo: La norma afecta de forma transversal a todas las operaciones sujetas o exentas de IVA, englobando facturas completas, simplificadas, entornos B2B, B2C y B2G.
• Exclusiones: Únicamente quedan fuera del reglamento aquellas empresas ya acogidas de forma obligatoria al Suministro Inmediato de Información (SII) y los obligados sometidos a los regímenes forales de País Vasco y Navarra (TicketBAI). También se contemplan excepciones muy específicas, como operaciones bajo recargo de equivalencia o el régimen simplificado de IVA.

 

Nota: ¿Se puede seguir facturando con Excel o Word? Es el fin de un modelo operativo. El uso de hojas de cálculo o procesadores de texto solo será legal a partir de 2027 si se realiza de forma estrictamente manual (introducción de datos uno a uno, sin macros, sin fórmulas automáticas y sin conexión a bases de datos contables). Si la hoja de cálculo se usa para generar listados de IVA o exportar registros automatizados, pasará a considerarse legalmente un SIF no homologado, exponiendo a la empresa a graves sanciones operativas.

 

1. RÉGIMEN SANCIONADOR DE LA LEY ANTIFRAUDE (ART. 201.BIS.2 LGT)

 

 

El régimen de sanciones estipulado por la Agencia Tributaria ante la falta de cumplimiento a partir de las fechas límite de 2027 califica las infracciones como graves:

 

• Por la mera Tenencia: El simple hecho de disponer en la empresa de un software de facturación antiguo, que no esté actualizado a las especificaciones del nuevo reglamento o carezca de la correspondiente Certificación Responsable del fabricante, conlleva una multa pecuniaria fija de 50.000 euros por cada ejercicio económico en el que se mantenga dicha herramienta.
• Manipulación de Sistemas Homologados: La alteración de los componentes de seguridad o la modificación de los dispositivos ya certificados se penalizará bajo el mismo tramo sancionador de 50.000 euros.

 

Nota: Aclaración sobre Sistemas Antiguos: Mantener el acceso a una base de datos de un software de facturación descatalogado con más de 15 años de antigüedad es perfectamente legal siempre y cuando se acredite de forma fehaciente que sus funciones de facturación activa han sido desactivadas o desinstaladas, quedando el software restringido de forma exclusiva para tareas históricas de consulta o conservación documental.

 

 

 

 

 

1. PLAN DE ACCIÓN: ADAPTAR EL PROCESO, NO SOLO EL SOFTWARE

 

 

La empresa debe entender que un software conforme dentro de un proceso defectuoso da como resultado un proceso defectuoso. La adaptación legal exige un diagnóstico organizativo profundo de los flujos administrativos para eliminar duplicidades informáticas, gestiones manuales innecesarias.

 

La obligatoriedad del dato estructurado y trazable debe ser aprovechada como una oportunidad real de transformación digital. El fin del documento en papel o PDF plano abre la puerta a la automatización absoluta de la conciliación bancaria, el cálculo de tesorería en tiempo real y la automatización del IVA.

 

Con el fin de mitigar riesgos legales y asegurar la continuidad operativa de su negocio antes de la llegada de las fechas límite, les aconsejamos a iniciar las siguientes actuaciones:

 

1. Validación de Proveedor Tecnológico: Remita una consulta formal por escrito al proveedor de su actual ERP o software de facturación para exigir el documento de cumplimiento normativo conforme su sistema estará certificado a tiempo.
2. Análisis de Necesidades Operativas: Evalúe junto a nuestro equipo qué modalidad de gestión (Registro SIF local o Envío Automatizado VERI*FACTU) se adecúa mejor a su estructura interna de trabajo y volumen documental.
3. Calendario de Migración Progresiva: Evite la actualización en las semanas críticas previas al vencimiento legal. Una migración coordinada durante este periodo de pruebas garantizará la correcta formación de su personal de administración sin alterar la facturación diaria.

 

 

Octubre 2026