NUEVOS REQUISITOS DE LOS SOFWARES DE FACTURACION Y EL SISTEMA VERI*FACTU

REGLAMENTO DE FACTURACION

NUEVOS REQUISITOS DE FACTURACION

 

La finalidad que tiene el Reglamento de facturación es reducir la carga administrativa de las empresas, garantizar igual trato a las facturas tanto en papel como electrónica, facilitar las transacciones económicas y ofrecer seguridad jurídica:

 

• Ámbito de aplicación: obligación de facturación (art.2.3 RF).
• Operaciones por las que se debe expedir factura (art. 2.1 RF): operaciones específicas que deben facturarse (art. 2.2 RF) y operaciones por las que no hay que expedir factura (art.3 RF).
• Facturas expedidas por el destinatario o por un tercero (art. 5 RF).
• Factura completa (art. 6 RF redacc. RD 1007/2023) y factura simplificada (art. 4 y 7).
• Real Decreto 1007/2023.
• Expedición de facturas: forma (factura electrónica art. 8 RF redacc. RD 1007/2023), plazo (art. 11 RF), moneda (art. 12.1 RF), lengua (art. 12.2 RF).
• Facturas recapitulativas (art. 13 RF).
• Duplicados de facturas (art. 14 RF).
• Facturas rectificativas (art. 15 RF).
• Regímenes especiales (art. 16 RF)
• Remisión de facturas (art. 17 y 18 RF).
• Conservación de facturas (art. 19 RF).

 

1. Obligación de facturación

 

Facturas en general

 

Los empresarios o profesionales deben expedir factura por las siguientes operaciones:

 

1. Entregas de bienes y prestación de servicios que realicen en el desarrollo de su actividad, incluidas las no sujetas y las sujetas pero exentas de IVA.
2. Anticipos o pagos a cuenta
3. Aquellas en las que el destinatario sea un empresario o profesional que actúa como tal.
4. Aquellas en las que el destinatario lo exige.
5. Entregas intracomunitarias exentas.
6. Venta a distancia y entregas de bienes objeto de IIEE que se entienden realizadas en España por aplicación de la regla de inversión de sujeto pasivo.
7. Exportaciones exentas, salvo en las tiendas libres de impuestos.
8. Entregas de bienes que deben instalarse o montarse antes de su puesta a disposición, si la instalación se ultima en España e implica la inmovilización de los bienes.
9. Aquellas en las que son destinatarias las AAPP o personas jurídicas que no actúan como empresarios o profesionales, estén o no establecidas en España.

 

Factura simplificada

 

1. Importe de la factura igual o inferior a 400 euros (IVA incluido).
2. Si debe expedirse factura rectificativa, sea cual sea su importe.
3. Importe de la factura igual o inferior a 3.000 euros (IVA incluido), en las siguientes operaciones:

 

• Ventas al por menor.
• Servicios de hostelería y restauración prestados por bares, cafeterías, restaurantes, etc. Y suministro de bebidas o comidas para consumir en el acto.
• Servicios prestados por salas de baile y discotecas.
• Ventas o servicios de ambulancia.
• Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
• Servicios telefónicos prestados mediante cabinas telefónicas de uso público o mediante tarjetas que no permiten identificar al portador.
• Transporte de personas y sus equipajes.
• Servicios de peluquería e institutos de belleza.
• Uso de instalaciones deportivas.
• Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
• Aparcamiento y estacionamiento de vehículos.
• Alquiler de películas.
• Servicios de tintorería y lavandería.
• Autopistas de peaje.
• Las que autorice el Departamento de Gestión Tributaria de la AEAT.

 

Operaciones que no deben facturarse

 

Operaciones en general

 

1. Operaciones exentas de IVA (sí deben expedirse):

 

• Servicios sanitarios, médicos y asistenciales, salvo los prestados por la Seguridad Social.
• Entregas de terrenos y edificación. Entregas de bienes utilizados para realizar operaciones exentas.          
• Entregas de bienes cuya adquisición, afectación o importación o la de sus elementos componentes ha determinado la exclusión total del derecho a deducir a favor al transmitente.
• Operaciones de seguro, reaseguro y capitalización, y operaciones financieras según el caso.

 

1. Operaciones en las que resulte de aplicación uno de los siguientes regímenes especiales, deben expedir factura si tributan en el IRPF por el método de estimación directa:

 

• Recargo de equivalencia, salvo por las entregas de inmuebles en las que han renunciado a la exención.
• Régimen simplificado, salvo que las cuotas devengadas se determinen en atención al volumen de ingresos o por las transmisiones de activos fijos.
• Agricultura, ganadería y pesca, con algunas excepciones.

 

1. Aquellas autorizadas por el departamento de Gestión Tributaria de la AEAT.

 

No puede expedirse factura simplificada en las siguientes operaciones:

 

1. Entregas intracomunitarias de bienes exentas.
2. Ventas a distancia o entregas de bienes objeto de IIEE realizadas en territorio IVA.
3. EB o PS realizadas en territorio IVA si el proveedor o prestador no se encuentra en este territorio y se cumplen estos dos requisitos:

 

• Sujeto pasivo es el destinatario para quien se realice la operación sujeta al IVA.
• Este destinatario expide la factura.

 

1. EB o PS al que hace alusión el Reglamento de Facturación art. 2.3b

 

1. Expedición de factura

 

Tipo de factura General (factura ordinaria), ésta debe contener:

 

1. Número y serie (la numeración dentro de cada serie es correlativa).
2. Datos del emisor y receptor (nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio).
3. Descripción de la operación.
4. Base imponible.
5. Tipo impositivo.
6. Cuota repercutida.
7. Fecha de expedición de la factura.
8. Fecha en la que se han efectuado las operaciones o recibido el anticipo.

 

Tipo de facturas simplificada, esta debe contener:

 

1. Número y serie (la numeración dentro de cada serie es correlativa).
2. Datos del emisor (nombre y apellidos o razón social y NIF).
3. Descripción de la operación. Base imponible.
4. Tipo impositivo.
5. Contraprestación total.
6. Fecha de expedición de la factura.
7. Fecha en la que se han efectuado las operaciones o recibido el anticipo.
8. Referencia expresa a la factura que se rectifica y sus especificaciones, si es factura rectificativa.
9. Si el destinatario es empresario o profesional (NIF, domicilio y cuota IVA).
10. Lo mismo que el punto anterior si no es empresario o profesional, pero lo exige.

 

Contenido de la factura

 

1. Idioma

 

• Oficiales: castellano, catalán, gallego o euskera.
• No oficiales, no hay problema en emitir o recibir facturas en otros idiomas (pero si la empresa es objeto de comprobación por parte de la Agencia tributaria, esta puede exigir que traduzcas las facturas):

 

• Facturas recibidas, puede exigir traducción en todos los casos.
• Emitidas, sólo en operaciones que se entiendan realizadas en España, es decir, en ventas en las que se repercuta IVA español, exportaciones y entregas intracomunitarias. Las operaciones exentas se entienden realizadas en España.

1. Moneda

 

Los importes que aparezcan en facturas pueden venir expresados en cualquier moneda, a excepción de la cuota IVA, que siempre debe expresarse en euros.

 

Para efectuar la conversión a euros debe utilizar el tipo de cambio vendedor vigente en la fecha de devengo de la operación, que publica el Banco Central Europeo.

 

1. Medio de expedición

 

• Papel
• Formato electrónico

El medio debe permitir desde la fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación:

 

• Autenticidad de su origen: identidad del obligado a su expedición y del emisor.
• Integridad de su contenido: que este no haya sido modificado.
• Legibilidad.

 

Para garantizar estos aspectos es válido cualquier medio de prueba admitido en Derecho.

 

La factura electrónica se define como aquella factura que se ajusta a lo establecido en el reglamento de Facturación y que ha sido expedida y recibida en formato electrónico.

 

• Contenido mínimo exigido para toda factura.
• Destinatario da su consentimiento para su expedición.
• El sistema empleado garantiza su autenticidad e integridad: firma electrónica avanzada, intercambio electrónico de datos, otros medios comunicados por la AEAT.

 

1. Plazo de expedición

 

• Regla general

 

Momento de realizarse la operación. Si el destinatario es un empresario o profesional que actúa como tal: antes del 16 del mes siguiente al que se ha producido el devengo del IVA.

 

• Entrega Intracomunitarias

 

De bienes exentas que no son operaciones de tracto sucesivo o continuado.

Antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se inicia la expedición o el transporte de los bienes con destino al adquirente.

 

• Régimen especial del criterio de caja

 

En el momento de realizarse la operación. Si el destinatario es un empresario o profesional que actúa como tal: antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se ha realizado la operación.

 

 

 

1. Original y duplicados de factura

 

Sólo se podrá expedir un original por cada factura.

 

Los duplicados únicamente serán admisibles en los siguientes casos:

 

• Misma EB o PS tuviera varios destinatarios. En este caso, deberá consignarse en el original y en cada uno de los duplicados la porción de base imposible y cuota repercutida a cada uno de ellos.
• Pérdida del original por cualquier causa.

 

Además, debe constar en la factura “duplicado”

*La factura duplicada, tiene la misma eficacia que la factura original.

 

1. Remisión de factura

 

La obligación de remisión de las facturas debe cumplirse:

 

1. Regla general, en el mismo momento de su expedición.
2. Si el destinatario es un empresario o profesional que actúa como tal (antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del IVA correspondiente a la citada operación o en las operaciones acogidas al régimen especial del criterio de caja, antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se hubiera realizado la operación y en las facturas rectificativas, antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se hubiera expedido la factura).

 

1. Conservación de factura

 

1. Forma de conservación

 

Los documentos deben conservarse:

 

• En papel o en formato electrónico.
• Con su contenido original.
• De forma que el obligado a su conservación pueda garantizar:
  • La autenticidad de su origen.
  • La integridad de su contenido.
  • Su legibilidad.
  • El acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada.

 

 

            Los documentos pueden conservarse:

 

• Por un tercero que actúa en nombre y por cuenta del empresario o profesional o sujeto pasivo. Este último responde del cumplimiento de todas las obligaciones relativas a la conservación de facturas.
• Mediante la utilización de medios electrónicos, que deben garantizar:
  • Acceso en línea a los datos.
  • Su carga remota.
  • Uso por parte de la Adm. Tributaria ante cualquier solicitud de esta y sin demora justificada.
  • La legibilidad.

 

La conservación por medios electrónicos se define como la efectuada por medios de equipos electrónicos de tratamiento, incluida la compresión numérica, y almacenamiento de datos, utilizando medios ópticos u otros medios electromagnéticos.

 

1. Lugar de conservación

 

El empresario o profesional o el sujeto pasivo obligado a conservar las facturas puede determinar libremente el lugar de conservación. Para ello, se exige que aquél ponga la documentación o información así conservada a disposición del órgano de la Administración Tributaria que esté desarrollando una actuación dirigida a la comprobación de su situación tributaria, ante cualquier solicitud de ese órgano y sin demora justificada.

 

El empresario o profesional o el sujeto pasivo pueden elegir un lugar de conservación fuera de España, cuando cumplan los siguientes requisitos:

 

• Comunicar con carácter previo esta circunstancia a la Administración Tributaria.
• Utilizar medios electrónicos que garantizan:
  • El acceso en línea.
  • La carga remota.
  • La utilización por parte de la Administración tributaria de la documentación o información.

 

1. Tiempo de conservación

 

• Normativa mercantil, 6 años a partir del último asiento realizado en los libros.
• Normativa fiscal, 4 años, plazo de prescripción de las deudas tributarias (hay que tener en cuenta que existe la interrupción del plazo de prescripción).
• Activos amortizables, debe conservarse hasta que ya no pueda revisarse el ejercicio en que se haya amortizado completamente (4 años desde la última dotación de amortización).
• Inmovilizado +3.005,06 euros, mínimo 9 años para los bienes muebles y 14 años para los bienes inmuebles.
• Pérdidas y deducciones, si en un ejercicio genera deducciones o pérdidas compensables en ejercicios futuros, deberá conservar toda la documentación acreditativa durante al menos 10 años. Transcurrido dicho plazo, y mientras estas pérdidas o deducciones están pendientes, se deberá conservar la declaración del año en el que se generaron y la contabilidad de dicho ejercicio. Para las BINS además, habrá que custodiar la acreditación del depósito de las cuentas anuales indefinidamente.

 

29 de mayo de 2025