VERIFACTU: LA NUEVA REGULACION DE LOS SISTEMAS INFORMATICOS DE FACTURACION (SIF)

VERIFACTU:

LA NUEVA REGULACION DE LOS SISTEMAS INFORMATICOS DE FACTURACION (SIF)

 

Obligatorios a partir del 1 de enero de 2026 para sociedades y del 1 de julio de 2026 para autónomos y empresas individuales

 

 

La nueva normativa sobre sistemas informáticos de facturación (SIF), conocida como Verifactu, que afectará tanto a sociedades como a autónomos y otras entidades, introduce requisitos técnicos y controles reforzados para garantizar la integridad, trazabilidad, conservación y control fiscal de todas las facturas y tiquets emitidos en el marco de cualquier actividad económica.

 

Exponemos a continuación, de manera detallada, sus aspectos clave, los plazos de adaptación, las consecuencias de su incumplimiento y las principales decisiones a tomar para su correcto cumplimiento.

 

1. Ámbito de aplicación y sujetos obligados

 

Están obligados a cumplir con las nuevas exigencias en materia de sistemas informáticos de facturación:

 

• Las empresas contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, salvo aquellas que estén totalmente exentas.
• Los autónomos y demás personas físicas que realicen actividades económicas y tributen por IRPF, excepto los arrendadores de inmuebles que declaren rentas del capital inmobiliario, que quedan excluidos.
• Los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de No Residentes con establecimiento permanente en España.
• Las entidades en régimen de atribución de rentas que lleven a cabo actividades económicas, como pueden ser comunidades de bienes o propietarios.

 

Por el contrario, no estarán obligados a implantar los nuevos SIF aquellos empresarios o profesionales que ya cumplan con la llevanza de sus libros registro de facturas a través del sistema de Suministro Inmediato de Información (SII), ni quienes desarrollen su actividad exclusivamente en los regímenes especiales de agricultura, ganadería y pesca, recargo de equivalencia y simplificado de IVA, siempre que no deban expedir factura.

 

1. Plazos y calendario para la adaptación

 

Aunque inicialmente estaba prevista la aplicación de estos nuevos requisitos a partir del 1 de julio de 2025, la Administración tributaria ha aplazado los plazos, de modo que:

 

• Las empresas contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades deberán tener implantados los nuevos sistemas informáticos de facturación antes del 1 de enero de
• El resto de los obligados (autónomos, entidades en atribución de rentas, ) dispondrán hasta el 1 de julio de 2026 para su adaptación.

 

1. Requisitos de los nuevos sistemas informáticos

 

El nuevo Reglamento exige que los sistemas y programas informáticos empleados en el proceso de facturación cumplan, de manera acumulativa, los siguientes criterios técnicos y funcionales:

 

• Integridad e inalterabilidad: los registros de facturación han de permanecer completos e inalterados desde el momento de su creación, sin que puedan ser modificados sin dejar rastro.
• Conservación: los registros deben conservarse durante el plazo legalmente previsto, de forma segura y protegidos frente a pérdida, alteración o destrucción.
• Accesibilidad y legibilidad: la información deberá estar disponible y fácilmente recuperable por la empresa y también por la Administración tributaria en caso necesario, en formatos legibles.
• Trazabilidad: debe ser posible rastrear todas las operaciones asociadas a cada
• Registro de eventos: el sistema debe registrar automáticamente las operaciones, accesos y modificaciones, con indicación de fecha, hora y usuario.
• Declaración responsable: el proveedor de SIF está obligado a suministrar una declaración responsable que acredite el cumplimiento del sistema con los requisitos técnicos establecidos por la normativa.

 

1. Modalidades de sistemas informáticos: SIF no verificable y sistema Verifactu

 

La normativa contempla dos posibles modalidades de SIF:

 

• SIF no verificable: Este sistema, que no remite registros de facturación de forma automática a la Agencia Tributaria, deberá, no obstante, cumplir estrictamente todos los requisitos técnicos y funcionales señalados, y estar siempre disponible y preparado para suministrar la totalidad de los datos con inmediatez, en caso de requerimiento de la Administración.
• Sistemas Verifactu: Estos sistemas remiten directamente y en tiempo real todos los registros de facturación generados a Hacienda. Aunque implican menor complejidad técnica que los SIF no verificables, una vez iniciado el envío, la opción es irrevocable hasta la finalización del año natural.
• Hacienda prevé poner a disposición de los contribuyentes una aplicación gratuita Verifactu, recomendada para microempresas y autónomos con volumen bajo de facturas.

 

1. ¿Y si uso Word o Excel para emitir facturas?

 

El uso de herramientas como Excel, Word, o similares puede estar sujeto a Verifactu, dependiendo de cómo se utilicen: 

 

• Si se emplean únicamente para introducir manualmente los datos, imprimir o guardar la factura sin cálculos automáticos ni gestión contable, a priori no se considerarían SIF y no estarían sujetos al reglamento.  
• Si se utilizan para calcular importes, generar listados, aplicar macros o gestionar libros contables, sí se consideran SIF y deberán cumplir con los requisitos técnicos de Verifactu. 

 

No obstante, la AEAT ha dejado claro que podrá verificar si estos procesadores de texto o las hojas de cálculo utilizadas para la emisión de facturas cumplen los criterios de un SIF en caso de comprobación.   

 

1. ¿Afecta también a los tiques y facturas simplificadas?

 

Sí. Tanto las facturas completas como las simplificadas (tiques) están sujetas a Verifactu si se emiten mediante un sistema informático.  

 

Incluso los negocios que emiten tiques de compra (como tiendas, bares o peluquerías) deberán adaptar sus sistemas de punto de venta (POS) para cumplir con Verifactu.  

 

1. ¿Quién está excluido?

 

Quedan fuera del ámbito de aplicación de Verifactu: 

 

• Las empresas acogidas al SII (Suministro Inmediato de Información). 
• Las que operan bajo el sistema TicketBAI. 

 

1. Régimen sancionador y consecuencias del incumplimiento

 

La utilización, tenencia o adquisición de un SIF que no cumpla exactamente los requisitos especificados es una infracción tributaria grave. Las multas pueden alcanzar los 50.000 euros por cada ejercicio de incumplimiento, si se trata solo de tenencia de sistemas o programas informáticos no ajustados, y hasta 150.000 euros para los responsables de fabricación, producción o comercialización de sistemas que permitan alterar registros, ocultar operaciones o no certificarse debidamente. La acreditación documental (declaración responsable) y la trazabilidad completa serán claves para evitar riesgos sancionadores.

 

1. Recomendaciones y pasos que seguir

 

Teniendo en cuenta la inminencia de estos cambios y las cuantiosas sanciones aparejadas, se recomienda:

 

1. Contactar, a la mayor brevedad, con el proveedor actual de su sistema de facturación para verificar si el software empleado se ajusta al nuevo marco regulatorio y, en su caso, exigir la declaración responsable correspondiente.
2. Analizar el volumen de facturación anual y el perfil de la empresa o autónomo a efectos de valorar en su momento la opción más ventajosa entre “SIF no verificable” o Verifactu.
3. Estar preparado para el suministro ágil y seguro de la documentación requerida por la Administración ante cualquier eventual inspección. Se recuerda que los sistemas deberán ser accesibles en todo momento y la información descargable en formato electrónico legible.
4. Atender a las fechas límite indicadas (01/01/2026 ó 01/07/2026) y tener en cuenta que la responsabilidad última recae sobre el titular de la actividad.

 

Esta nueva obligación legal puede afrontarse desde dos perspectivas, con independencia de la valoración que podamos hacer de ella: una es su cumplimiento formal sin plantearnos una mejora de la digitalización de nuestra empresa, lo que supone un coste administrativo más; o bien, y según las dimensiones y características de nuestra empresa, y siendo muy realistas, prever este cambio y, además de cumplir la obligación, aprovechar para mejorar la digitalización y avanzar en capacidad de gestión y control.

 

 8 de octubre de 2025